Oggi parliamo di un argomento fondamentale per chiunque gestisca un’attività commerciale negli Stati Uniti: come ottenere un codice EIN (Employer Identification Number) per la tua società, sia essa LLC o Corp.
Cos’è il Codice EIN e perché è importante
Il codice EIN è il DNA fiscale della tua azienda. È un numero unico utilizzato dall’IRS (Internal Revenue Service) per identificare le aziende a fini fiscali.
Pensa al EIN come al codice fiscale della tua azienda. È essenziale per una varietà di attività aziendali, dalla gestione delle tasse all’apertura di conti bancari, dall’assunzione di dipendenti a molte altre operazioni commerciali.
Chi è il “Responsible Party”?
Un aspetto cruciale del processo EIN è identificare chiaramente chi è il “responsible party” della tua azienda.
Questa persona è chi ha il controllo finale sulle operazioni aziendali, che può essere un proprietario, un dirigente, o qualcuno con un controllo significativo sull’entità.
L’IRS vuole sapere chi è responsabile, e questa persona è identificata tramite il proprio SSN, ITIN o il passaporto.
Il Processo di Richiesta EIN
Se hai un SSN (numero di previdenza sociale) o un ITIN (numero di identificazione fiscale individuale), richiedere un EIN è abbastanza semplice.
Dovrai compilare il modulo SS-4, che può essere inviato online, via telefono, fax o posta. Questo modulo richiede informazioni come il nome dell’entità, indirizzo, tipo di entità, il motivo per cui si richiede l’EIN, e naturalmente, il tuo SSN o ITIN.
Compilando il modulo SS4 online, l’emissione EIN è immediata e non serve attendere l’arrivo via posta del modulo CP 575 G inviato dall’IRS.
Se Non Hai SSN/ITIN, la situazione diventa un po’ più complessa. In questo caso, dovrai nominare un rappresentante designato (non è il responsible party) che abbia un SSN o ITIN.
Come Ottenere una Lettera 147c.
Come precedentemente scritto, se non richiedi l’EIN online, l’IRS dovrà inviare a distanza di qualche giorno/settimana la lettera ufficiale di emissione (modulo CP 575 G) all’indirizzo postale che hai indicato durante la richiesta.
Il problema è che spesso e volentieri questa lettera si perde per strada, essendo inviata per posta ordinaria. Il secondo problema è che il CP 575 è un documento fondamentale da presentare in banca per l’apertura dei conti correnti.
Qui entra in gioco la lettera 147c. Questa è una lettera dell’IRS che conferma il numero EIN della tua azienda.
L’unico modo per ottenere una Lettera di Verifica EIN (147C) è chiamare l’IRS al numero 1-800-829-4933.
Per motivi di sicurezza, l’IRS non invierà mai nulla tramite email. Invece, l’IRS ti invierà una Lettera di Verifica EIN (147C) in due modi:
– per posta
– per fax (puoi usare un fax tradizionale o un fax digitale/online)
147C per posta
Se scegli la posta, possono essere necessarie 4-6 settimane prima che la tua Lettera di Verifica EIN (147C) arrivi.
L’IRS invierà la tua Lettera 147C all’indirizzo postale che hanno registrato per la tua LLC. Potrai confermare questo indirizzo quando sei al telefono con l’agente dell’IRS.
Sconsiglio di usare questo sistema, in quanto come si è persa la CP 575, si perderà pure la 147c.
147C per fax
Se scegli il fax, l’IRS ti invierà la Lettera 147C via fax mentre sei al telefono.
Suggerimento: L’agente dell’IRS chiederà: “Hai un fax privato e sicuro accanto a te?” Se stai usando un fax digitale/online, rispondi di sì, e fornisci il tuo numero di fax USA.
Puoi usare un normalissimo servizio di fax to email.
Ecco come chiamare l’IRS e ottenere una Lettera 147C:
- Chiama l’IRS al numero 1-800-829-4933.
- Premi l’opzione 1 per l’inglese.
- Premi l’opzione 1 per Employer Identification Number.
- Premi l’opzione 3 per “Se hai già un EIN, ma non riesci a ricordarlo, ecc.”
- Informa l’agente dell’IRS che hai una LLC e hai bisogno di una Lettera di Verifica EIN (147C).
L’agente dell’IRS porrà alcune domande di sicurezza per confermare che sei realmente il proprietario della tua LLC ed infine invierà il documento via fax.
Una volta che hai il tuo EIN, ricorda che è valido a tempo indeterminato, a meno che non siano necessarie modifiche.
Spero che questa guida ti abbia fornito una panoramica chiara su come ottenere un EIN per la tua azienda americana.
Per ulteriori dettagli, ti consiglio di visitare il sito ufficiale dell’IRS, in alternativa puoi contattarci.
Ricorda, la gestione corretta del tuo EIN è un passo cruciale verso il successo e la conformità legale della tua azienda americana.